Načrtovanje sezonskih vrhov in januarskega mrtvila

Dva tedna decembra lahko restavracijo prenesejo skozi celo četrtletje. Šest tednov januarja to tiho izniči.

Večina gostincev to čuti v kosteh, pa vsako sezono vseeno načrtuje enako: koledar odpre, ko nekdo vpraša, v razpored da tiste, ki so na voljo, in upa, da bodo pogrinjki padli tja, kamor običajno padejo. To deluje, dokler nekega leta ne. Ko opazite, je december zaseden sedemdesetodstotno, za dvajseti pa so v razporedu štirje ljudje za večer, ki jih je potreboval sedem.

Rešitev je peščica odločitev, sprejetih prej, kot se zdi potrebno. Kulta preglednic za to ne potrebujete.

Poznajte obliko svojega leta, ne samo vrhov

Vsak gostinski lokal ima svojo krivuljo povpraševanja in vaša najbrž ni tista iz strokovnih revij.

Restavracija v središču mesta med pisarnami živi od božičnih zabav podjetij, zato se njen december zgosti v prve tri tedne in po triindvajsetem zamre. Soseski lokal z družinskim občinstvom doživi obratno: mirne pisarniške tedne, nato naval med božičem in novim letom, ko so vsi doma in ostankov ne morejo več videti. Hotelska restavracija sledi zasedenosti sob. Vinski bar sledi vremenu.

Izvozite lanske pogrinjke po dnevih. Ne po mesecih, po dnevih. Nato enako za predlanskim. Vzorec, ki ga iščete, se ne glasi "december je močan", ampak "drugi četrtek v decembru je naš najmočnejši nesobotni dan v letu in vsakič ga preskromno pokrijemo".

Na to krivuljo sodita še dve stvari:

1. Posamezni vrhunski večeri. Valentinovo, silvestrovo, materinski dan in vsak lokalni dogodek, ki napolni kraj. Ti večeri se obnašajo popolnoma drugače kot močna sobota. Povpraševanje pride v ozkem oknu, gostje rezervirajo prej, večer pa običajno teče v dveh terminih namesto v tekoči strežbi.
2. Resnično mrtvi odseki. Sredina januarja do začetka februarja v večini Evrope. Teden po velikem prazniku. Karkoli je pri vas ustreznica stavka "vsi so brez denarja in na dieti".

Kako daleč vnaprej odpreti rezervacije

Univerzalnega odgovora ni, obstaja pa slaba privzeta nastavitev: odpreti vse dvanajst mesecev vnaprej, ker sistem to dopušča.

Rezervacija, ustvarjena enajst mesecev prej, je rezervacija, ki bo pozabljena, in dlje ko je v prihodnosti, večje je tveganje neprihoda. Poleg tega vam zamrzne kapaciteto, preden poznate svoje cene, svojo karto ali odgovor na vprašanje, ali bo separé takrat sploh še obstajal.

Kar se obnese:

Redno poslovanje: štiri do osem tednov. Dovolj dolgo za tiste, ki načrtujejo vnaprej, dovolj kratko, da rezervacija ostane resnična v gostovi glavi. Vse čez štirinajst dni premostijo opomniki.

Vrhunski večeri: odprite zgodaj in to povejte. Valentinovo in silvestrovo se splača odpreti dva do tri mesece prej, ker gostje, ki jim je mar, takrat aktivno iščejo. Prednost ni le v napolnjenih sedežih. Sredi januarja veste, ali valentinovo teče nad ali pod lanskim, in takrat še lahko ukrepate.

Decembrske skupinske rezervacije: odprite septembra, poklicite oktobra. O poslovni zabavi odloča ena oseba v pisarni, ki je dobila nalogo, naj to uredi. Zmaga tisti, ki ga lahko rezervira brez zapletov. Če vaš obrazec za decembrska povpraševanja konec septembra ni na spletu, se borite za ostanke.

Druga polovica tega je najava. Ne odpirajte koledarja potiho in nato čakajte. Povejte svojemu seznamu. Eno samo sporočilo nekdanjim gostom, da so decembrske ali valentinove rezervacije odprte, konvertira bolje kot skoraj karkoli drugega v tistem četrtletju, ker nagovarjate ljudi, ki vas že imajo radi, točno takrat, ko se odločajo.

Predplačila za vrhunske večere

Za vsakdanje poslovanje so predplačila slabo utemeljena. Za vrhunske večere so dobro utemeljena in gostje to vedo.

Predplačilo za silvestrovo nikogar ne preseneti. Predplačilo za valentinovo ali za deseterico v decembru preseneti le redke. Pričakovanje je že tam, s tem pa odpade prav tisto trenje, zaradi katerega je predplačilo na navaden torek slaba ideja.

Nekaj praktičnih okvirov za pravilo, ki ne bo sprožalo prepirov:

• Določite ga po večeru in po velikosti družbe, ne počez. Predplačilo pri vsaki rezervaciji kaznuje vaše stalne goste za vedenje decembrskih tujcev. Predplačilo 24. decembra, 31. decembra, 14. februarja in pri vsaki mizi od osmih naprej ljudje sprejmejo brez pripomb.
• Zaračunajte na osebo, ne pavšalno. Deset evrov na osebo pri mizi za dvanajst je resnična zaščita. Pavšalnih petindvajset evrov pri isti mizi ne zaščiti ničesar.
• Odštejte ga od računa. Predplačilo, ki gre v odbitek od končnega zneska, deluje kot predujem. Tisto, ki ostane vrh računa, deluje kot kazen.
• Rok za odpoved napišite v razumljivem jeziku in ga dajte v potrditev. "Odpoved do 48 ur prej, celotno vračilo" je stavek, po katerem gost lahko ravna. Pogoji, ki jih nihče ne prebere, prinesejo zavrnitve plačil in enozvezdične ocene.
• Dovolite izjeme. Nekomu so odpovedali let. Vrnite denar in si zapomnite, da vas dobra volja stane petdeset evrov in vam prinese desetletje obiskov.

Pri velikih menijskih večerih predplačilo naredi nekaj, česar zgolj shranjena kartica ne: gosta zaveže čustveno. Ljudje pridejo na stvari, ki so jih že plačali.

Kadrovanje po napovedi, ne po občutku

To je vzorec, ki stane največ in ga opazijo najredkeje: v razpored dati enako število ljudi za vsak petek v sezoni, v kateri se petki razlikujejo za štirideset odstotkov.

Podatke za boljše že imate. Če je imel lanski tretji petek v decembru 118 pogrinjkov, drugi pa 74, to nista ista izmena in ne sodita v isti razpored.

Ritem, ki deluje:

Štirinajst dni prej: potrjene pogrinjke primerjajte z istim dnem lani. Postavite začasni razpored. Vsemu, kar teče občutno nad lanskim, zdaj vpišite dodatnega človeka, dokler so ljudje še prosti.

Sedem dni prej: preverite znova. Rezervacije za določen večer se običajno nabirajo po predvidljivi krivulji, zato če ste teden prej pri 60 odstotkih končne številke, običajno pa ste pri 75, imate težavo, ki jo s kampanjo ali akcijo še lahko rešite.

Oseminštirideset ur prej: zaklenite. Potrdite dodatne, odpovejte tiste, ki jih ne potrebujete, in to dovolj zgodaj, da si lahko naredijo druge načrte. Kdor dobi odpoved ob štirih popoldne, si to zapomni.

Napoved vam pove tudi, kaj naročiti. Decembrska priprava je draga in razlika med pripravo za 100 in za 130 je pravi denar v mesecu, v katerem se odpad zlahka skrije.

Januarska težava

Januar je strukturni upad. Kdor ga ima za marketinški neuspeh in ga rešuje z junaštvi, izžge natanko tisto ekipo, ki takrat najbolj potrebuje predah.

Boljši pogled: januarja porabite presežek, ki ga je ustvaril december, in sicer za svoj položaj namesto za krpanje stroškov.

Kaj v zatišju praktično deluje. Skrajšajte število odprtih dni, namesto da vozite štiri napol prazne izmene (dva močna večera premagata pet medlih, ekipa pa dobi življenje nazaj). Opravite izobraževanje, razvoj karte in generalno čiščenje, za katera sicer nikoli ni časa. Ponudite meni po fiksni ceni, ki deluje kot vrednost, ne da bi razprodali svoje zaščitne jedi. Poberite povpraševanja za spomladanske zasebne dogodke, dokler imate čas na njih pošteno odgovoriti. In izkoristite mir, da nagovorite vse, ki so bili decembra pri vas in se niso nikoli vrnili, ker je decembrski gost topel stik za celo leto.

Zadnja točka je najbolj vredna na tem seznamu. Vaša decembrska knjiga je polna ljudi, ki so bili enkrat, na zabavi, na pobudo nekoga drugega. Večina med njimi ne bo nikoli več pomislila na vas, če jim januarja ne date razloga.

Na kratko

Sezonskost je predvidljiva, kar jo dela za najbolj hvaležno vrsto težave v gostinstvu. Izvozite lanske pogrinjke po dnevih, vrhunske večere odprite prej kot redno poslovanje in to povejte svojemu seznamu, na tistih štirih ali petih večerih, ki to upravičijo, vzemite predplačilo na osebo, in vsak razpored zgradite iz potrjenih rezervacij v primerjavi z istim dnem lani. Nato januar načrtujte kot sezono z namenom, ne kot luknjo, v katero ste padli. Tisti, ki iz zime pridejo v dobri formi, so le redko imeli najbolj poln december. So pa že oktobra vedeli, kakšen bo.